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        行政部

          行政部崗位職責
          行政部作為所內的后勤管理部門,是聯結當事人和所里律師的橋梁和紐帶,工作具有較強的協作性,為了更好地發揮行政部的重要核心作用,行政部設置行政主管崗位一人、行政助理崗位兩人。
          一、行政部基本工作
         ?。ㄒ唬┬姓粘J聞招怨ぷ?br />   1、接待來訪
         ?。?)接待登記來所咨詢,安排相應律師及助理。律師接待完畢后的回訪工作
         ?。?)接待與主任約好的客人并做相應的登記。
         ?。?)接待與律師約好的來訪并做相應的登記。律師接待完畢后的回訪工作。
          2、收案登記
         ?。?)按照收案審批的內容做利益沖突審查。
         ?。?)電話請示主任是否收案。
         ?。?)詳細登記案件的基本情況并給案號。
         ?。?)給合同及所函蓋章并進行收案登記,復印收案審批表至聘請律師登記表背面并連同合同留檔。
          3、周五例會的準備及主持。
          4、安排周末值班人員,發放鑰匙、收據、值班登記表。
          5、核對財務當天帳目。
          6、接待投訴當事人,通過了解情況及與律師溝通意見形成初步情況反映。
          7、人事檔案建立與日常管理。
          8、來信咨詢的登記及回復工作。
          9、處理日常辦公電話、傳真及電子郵件,記錄相關內容并回復。
          10、處理所有與主任有關的電話接聽、信件傳真收發,總結相關內容匯報并答復。
          11、與物業部門的工作協調溝通。
          12、定期回訪與所里有委托關系的客戶。
          13、定期打電話核實名單中的人員信息。
          14、退回刊物的信息核查工作。
          15、有關所里重要文件的留檔存放及鑰匙的保管。
          16、所及主任的相關報道的存檔。
          17、每天登陸本所網站,查看各個專業部門在網站上回答問題情況,及時督促未完成當日工作的部門完成工作任務。
         ?。ǘ┬姓A段性工作
          1、每月底加班及晉級表格審批。
          2、工資表的審核。
          3、保險月報及保險銀行單據明細制作。
          4、每年一次的律師年檢工作。
          5、一年兩期的所刊的發放(包括排版、打印、剪裁、裝袋、粘貼、郵寄等工作)。
          6、顧問單位???、征求意見函的發放。
          7、一年一次的賀卡的發放。
          8、賀年及搬家及相關短信息的發送。
          9、統計工作量、案件來源等相關信息。
          10、月結費用的核實審查。(快遞費、辦公用品費用等)
         ?。ㄈ┧痉ň止ぷ?br />   1、日常北京市司法行政網、北京市司法局網站、首都律師網站的日常登陸,查詢通知。
          2、本所實習律師、執業律師申請(包括書面材料準備及網絡材料報送)。
          3、律師培訓卡的申請及領取、發放。
          4、學習資料的定期領取。
          5、購買格式文書。
          6、調律師資格檔案及執業檔案。
          7、律師調動手續辦理。
          8、注冊期外注冊費的繳納。
         ?。ㄋ模┍本┦腥瞬殴ぷ?br />   1、開具人事檔案調函。
          2、辦理集體存檔事宜。
          3、辦理人員增加與減少業務。(包括書面表格填寫與報盤)
          4、招聘所里工作人員。
         ?。ㄎ澹┡R時性工作
          1、前臺接待工作。
          2、財務開具發票、收取費用。
          3、在平面媒體上刊登廣告。
          4、聯系小簡介的定稿、排版、印刷。
         ?。┕鹿芾?br />   1、按照收案程序進行的合同及所函蓋章。
          2、律師函及法律意見書的蓋章。
          3、一般法律文書,如情況匯報、項目計劃書等。
          4、對外發放的通知,如培訓通知等。
          5、其他文書,如實習生鑒定意見等。
         ?。ㄆ撸﹫箐N管理
          1、行政日常報銷的審核、簽字。
          2、顧問事務部的定期顧問單位交通費核實簽字。
          3、律師及相關人員交通費報銷簽字。
          二、行政部工作分工
         ?。ㄒ唬┬姓鞴芄ぷ?br />   1、統籌安排所內的一切工作,做好所有所內及所外的溝通信息,協調工作。
          2、統籌前臺工作、監督財務工作
          3、公章管理
          4、報銷管理
          5、收案登記
          6、核對財務當天帳目。
          7、保險月報及保險銀行單據明細制作,工資表的審核。
          8、每月抽卷及客戶回訪工作。
          9、接待投訴退案的當事人,并及時把意見做回饋。
          10、每年一次的律師年檢工作。
         ?。ǘ┬姓砉ぷ鳎ㄖ鲀龋?br />   1、日常名片的錄入與管理
          2、處理日常辦公電話、傳真及電子郵件,記錄相關內容并回復。
          3、人事檔案建立與日常管理。
          4、來信咨詢的登記及回復工作。
          5、定期打電話核實名單中的人員信息。
          6、退回刊物的信息核查工作。
          7、有關所里重要文件的留檔存放及鑰匙的保管。
         ?。ㄈ┬姓砉ぷ鳎ㄖ魍猓?br />   1、司法局工作
          2、北京市人才存檔及保險事宜
          3、組織所內所有刊物及信件的制作、郵寄工作
          4、每日登陸司法局及律協會網站及本所網站,相關信息做每日記錄。
          由于行政部的工作相對比較繁多復雜,因此要求每一名行政部的成員有要掌握相關工作程序,有獨立完成工作能力,采取定期互換崗位工作的形式進行實際訓練。
          崗位相對穩定后,采取崗位負責制度,日常工作都要均衡處理,在有側重的基礎上全面完成。
          此崗位職責并非一成不變的,要根據每個崗位工作人員的實際特點,適當做調整,發揮每個人的特長,把工作做到更好。
          每個崗位人員建立工作日志及工作備忘錄,以便遇有工作臨時調整,能盡快適應新的崗位的要求和進度。

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